Monografie miejscowości górnośląskich

Źródła archiwalne w badaniach biograficznych

Typowe źródła archiwalne
Typowe źródła archiwalne wykorzystywane podczas pisania biografii to: listy, dzienniki i pamiętniki. Nie są to, jak łatwo się można domyślać często spotykane materiały w archiwach państwowych, chociażby z tego względu, że archiwa te nadzorują tylko instytucje państwowe i samorządowe, a tym samym przejmują materiały – że tak powiem – urzędowe.

Oczywiście archiwum może przyjąć spuściznę osoby prywatnej, jednak są to wypadki odosobnione, ponieważ nie ma w Polsce tradycji przekazywania takich materiałów do archiwum.

Archiwum Akt Nowych
Pewnym wyjątkiem jest tu Archiwum Akt Nowych przechowujące akta władz centralnych, instytucji i stowarzyszeń o charakterze ogólnopolskim wytworzone po 1918 r., do którego trafiają także spuścizny po wybitnych działaczach politycznych i społecznych. AAN: http://www.aan.gov.pl

Gdzie szukać
W zależności od konkretnej osoby, tego czym się zajmowała, gdzie żyła – szukamy w odpowiednich zespołach i jednostkach. Wiadomo, że gdy piszemy o znanym architekcie, specjalizującym się w kościołach na Górnym Śląsku, będziemy szukać w aktach dotyczących budowy kościołów, w przeciągu czasowym, w którym żyła ta osoba (w tym przypadku mogą to być m.in. akta rejencji opolskiej, gdzie funkcjonował wydział spraw kościelnych i szkolnych).

W przypadku, gdy kościół jest dodatkowo zabytkowy, można przejrzeć zespoły związane z opieką nad zabytkami. Jednym słowem, trzeba szukać opierając się o kontekst głównego tematu, jakim jest opisywana osoba, po wydarzeniach, w których brała udział.

Udostępnianie
Jak stanowi ustawa: Materiały archiwalne udostępnia się każdemu, o ile nie narusza to przepisów prawa. Wiadomo, że materiały archiwalne udostępnia się po 30 latach od ich wytworzenia. Istnieje jednak możliwość wcześniejszego udostępnienia w uzasadnionych przypadkach, przy czym wszystkie materiały powstałe do 1989 r. w związku z działalnością partii i organizacji politycznych są udostępniane zawsze o ile nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli.

Wcześniejsze udostępnienie O wcześniejszym udostępnieniu materiałów decyduje kierownik jednostki organizacyjnej (w przypadku archiwum jest to zwykle dyrektor). Odmowa udostępnienia wymaga formy pisemnej i służy od niej odwołanie do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

Problemy przy udostępnianiu
Mogą jednak wystąpić przypadki szczególne, z którymi zwłaszcza osoby piszące biografie mogą spotkać się o wiele częściej:

Dane osobowe podlegają szczególnej ochronie

Możliwe jest udostępnianie do celów naukowych, dydaktycznych, historycznych lub statystycznych, z zastrzeżeniem, że nie narusza to praw lub wolności osoby, której dane dotyczą

Ściśle wiąże się z tym kwestia ograniczeń odnośnie pomocy ewidencyjnych Archiwum państwowe zobowiązane jest zapewnić osobom bezpośrednio korzystającym z materiałów archiwalnych dostęp do posiadanych pomocy ewidencyjno-informacyjnych. Przy czym dostęp ten może zostać ograniczany wyjątkowo i tylko ze względu na przeszkody prawne – w szczególności w zakresie ochrony informacji niejawnych, danych osobowych lub dóbr osobistych.

Ograniczenie udostępniania (jednostki) ze względu na zadeklarowany zakres potrzeb użytkownika albo przepisy prawa chroniące wybrane kategorie informacji.

Dyrektor archiwum państwowego może zwłaszcza ograniczyć korzystanie z dokumentów do jednorazowego w nie wglądu albo do poszczególnych jednostek archiwalnych bądź do konkretnych dokumentów (fragmentów dokumentów) w obrębie jednostki archiwalnej.

Archiwum prywatne. Rzadko spotykane zbiory w archiwach państwowych to spuścizny po osobach prywatnych (archiwum prywatne), spotykane są czasem archiwa rodowe, np. w Opolu: Archiwum hr. Praszmy

W tym wypadku mogą istnieć dodatkowe obostrzenia odnośnie korzystania, zawarte w umowie między archiwum, a przekazującym (lub jego spadkobiercami), gdzie korzystanie może zostać ograniczone, na przykład do wybranych części zbioru, lub po określonej liczbie lat, uzależnione od zgody spadkobiercy itp. (nie dotyczy, gdy materiały zostały przez archiwum nabyte i weszły w skład państwowego zasobu archiwalnego)

Jako ciekawostka: przeniesienie własności takich materiałów (odpłatne, jako spadek) nie podlega opodatkowaniu ani opłatom notarialnym.